In diesem Video lernst du, wie du mit Hilfe von ChatGPT typische Formatierungsaufgaben in Excel effizient löst.

In der Praxis landen häufig unübersichtliche Excel-Listen auf dem Tisch – viele Zeilen, zahlreiche Reiter und keinerlei Formatierung. So geschehen in diesem Use Case: Eine rohe Datenauswertung aus der IT sollte für den Kunden aufbereitet und verständlich dargestellt werden.

Statt jede Zelle manuell anzupassen, kam ChatGPT zum Einsatz: Schritt für Schritt wurde die Datei optimiert – von der Strukturierung der Reiter über die Formatierung von Spalten bis hin zur Konsolidierung von Jahreswerten.

Ziel war es, eine übersichtliche Excel-Datei zu erstellen, in der alle Auswertungen klar, verständlich und optisch sauber präsentiert sind.

Anleitung: (für dieses Beispiel)
Prüfe nach jedem Schritt dein Ergebnis und arbeite anschließend mit der neuen Excelliste und deinem neuen Prompt für den nächsten Schritt weiter.

TIPP: Für wiederkehrende Excel-Auswertungen kannst du einen einmaligen Masterprompt erstellen, der alle Schritte in einem Rutsch durchführt. Das spart dir bei ähnlichen Aufgaben künftig viel Zeit.

Schritt 1: Formatierung der Rohdaten

Ziel: Übersichtliche Struktur aller Tabellenblätter mit sinnvoll benannten Spalten
Prompt:
„Alle Reiter sind gleich aufgebaut. In Zeile 1, Spalte A steht: chartId;combineName;doc_count. Bitte verteile diese drei Werte auf jeweils eigene Spalten. Benenne die Spalten wie folgt: Chart ID, Name, Verwendung.“
Ergebnis:
Jede Zeile ist nun sauber auf drei Spalten aufgeteilt, die Reiter sind einheitlich formatiert.

Schritt 2: Durchschnittswerte berechnen

Ziel: Pro Name nur eine Zeile mit aggregierter Verwendung
Prompt:
„Lösche die Spalte Chart ID in allen Reitern. Fasse die Zeilen mit gleichem Namen zusammen und bilde den Durchschnittswert (aufgerundet) für die Verwendung.“
Ergebnis:
Doppelte Namen werden zusammengeführt, die durchschnittliche Verwendung berechnet.

Schritt 3: Reiter konsolidieren

Ziel: Reiter je Pool-ID, Spalten pro Jahr
Prompt:
„Fasse alle Reiter mit gleicher Pool-ID zusammen (z. B. 01OUS17). Die Jahreszahlen (2023, 2024, …) sollen als separate Spalten „Verwendung [Jahr]“ angezeigt werden. Falls ein Name in einem Jahr fehlt, bleibt das Feld leer.“
Ergebnis:
Ein Reiter pro Pool-ID, Spalten für die Jahreswerte der Verwendung

Nach dem Abschluss dieses Moduls solltest du:

  • verstehen, wie man rohe Excel-Listen mit Hilfe von ChatGPT effizient strukturiert und formatiert,
  • lernen, wie man mit Prompts einzelne Schritte wie Spaltenumbenennung, Datenaggregation und Reiter-Zusammenführung automatisieren kann,
  • in der Lage sein, ähnliche Aufgaben künftig zeitsparend zu lösen – auch ohne manuelle Formatierung in Excel.